Er ligt een factuur op je bureau voor de registratie van je domeinnaam. Netjes opgemaakt, met een logo, een factuurnummer en een vervaldatum over veertien dagen. Het bedrag is niet zo hoog dat je erover struikelt: € 259,80. Je herkent de naam van het bedrijf niet meteen, maar je hebt wel een website, dus het zal wel kloppen. Precies daarop rekent de afzender.
Deze brief kwam eind augustus binnen bij een van onze klanten. Vorig jaar december kregen we dezelfde brief al eens doorgestuurd, toen ondertekend door iemand anders. Het is een spookfactuur, en hij komt elk jaar terug.
Wat is een spookfactuur precies?
Een spookfactuur is een rekening voor iets wat je nooit hebt besteld. De truc zit in de juridische opzet: het document ziet eruit als een factuur, maar in de kleine lettertjes staat dat het een aanbod is. Betaal je het bedrag, dan beschouwt de afzender dat als je akkoord. Zo probeert hij achteraf te kunnen zeggen dat er wel degelijk een overeenkomst was.
Bij domeinnamen werkt dat extra goed, want bijna geen ondernemer weet uit zijn hoofd wanneer zijn domein verlengd moet worden en wat dat kost. Het voelt als een routineklus voor de boekhouding.
Vijf dingen die deze factuur verraden
Hieronder staat het exemplaar van augustus, met de vijf punten gemarkeerd die in vrijwel elke variant terugkomen.
1. Het ziet eruit als een factuur
Bedrag, factuurnummer, referentienummer, vervaldatum en een betalingstermijn van veertien dagen. Alles wat je van een rekening verwacht — en genoeg om zonder nadenken op de stapel “betalen” te belanden.
2. Een buitenlands rekeningnummer
De afzender presenteert zich als Nederlandse dienstverlener, maar de IBAN begint met IT: een Italiaanse bankrekening. Een Nederlandse hostingpartij factureert vanaf een NL-rekening. Dit is het snelste controlepunt dat je hebt.
3. Regels die elkaar opheffen
Op de factuur staan servicekosten van € 24,00, en op de regel eronder gaan diezelfde € 24,00 er weer af. Het bedrag verandert niet, de factuur oogt alleen voller en zakelijker. Een echte leverancier zet zulke regels er niet op.
4. De kleine lettertjes onderaan
Hier staat waar het werkelijk om gaat. Letterlijk, in een lettergrootte die je makkelijk overslaat:
“… leveren wij u de navolgende dienst; het registreren van de .co of .site domeinextentie gekoppeld aan uw huidige .nl domeinnaam. Let op dit is een aanbieding en geen factuur. Betaling van de aanbieding wordt beschouwd als opdrachtbevestiging.”
Twee dingen vallen op. Het is geen factuur maar een aanbod — dat schrijven ze zelf. En het gaat niet over jouw domeinnaam: ze bieden aan een andere extensie te registreren, .co of .site, die je niet hebt en waarschijnlijk niet nodig hebt.
De laatste zin moet druk opbouwen: betaal je niet op tijd, dan zou de domeinextensie “opkoopbaar voor derden” worden. Dat klinkt dreigend, maar het slaat nergens op. Je eigen domeinnaam loopt geen enkel risico.
5. Geen echte bedrijfsgegevens
Geen bezoekadres, geen telefoonnummer, geen e-mailadres, geen website. Wel een “Reg nr” van elf cijfers dat geen KvK-nummer is. En de mail zelf komt van een gewoon gmail-adres, terwijl de brief een bedrijfsnaam voert.
Waarom dit blijft werken
Niet omdat ondernemers onoplettend zijn, maar omdat de brief precies op de goede plek terechtkomt. Hij is klein genoeg om geen argwaan te wekken, hij komt binnen op een algemeen adres als info@ of administratie@, en hij belandt bij iemand die niet weet welke afspraken er met de webbouwer zijn gemaakt. Twee handtekeningen verder is er betaald.
De namen wisselen ook steeds. Wij zagen dezelfde brief ondertekend door drie verschillende “contactpersonen”, onder namen als Your Domain Nederland, IDS EU en IEO Benelux. Zoek je op de bedrijfsnaam, dan vind je vaak niets — en dat is precies de bedoeling.
Wat je moet doen
- Niet betalen. Er is geen dienst geleverd en je zit nergens aan vast.
- Niet reageren. Ook niet om te zeggen dat je het niet wilt — een reactie bevestigt alleen dat je adres actief is.
- Controleer bij je eigen provider of er werkelijk iets te verlengen valt.
- Vertel het je collega’s, en dan vooral degene die de facturen betaalt.
- Meld het bij de Fraudehelpdesk. Dat kost twee minuten en helpt het patroon in beeld te houden.
En als je al betaald hebt?
Bel dan zo snel mogelijk je bank en vraag of de betaling nog te storneren is. Bewaar de mail, de bijlage en het afschrift. Betaal geen tweede keer en ga niet in op aanmaningen die erop volgen — die horen bij dezelfde opzet. Schrik niet van dreigende taal over incasso; een spookfactuur wordt in de praktijk zelden echt geïncasseerd, juist omdat er niets te vorderen valt.
Zo voorkom je het bij jou op kantoor
Spreek af dat facturen voor domeinnamen, hosting en “online vermeldingen” altijd langs één persoon gaan die weet bij wie jullie die diensten afnemen. Zet op een briefje wie je hostingpartij is en wanneer je domein verloopt. En houd de regel aan: onbekende afzender, geen bestelling die iemand zich herinnert? Eerst vragen, dan pas betalen.
Twijfel je? Stuur hem naar ons
Ben je klant bij Bring Online en weet je niet zeker of een factuur echt is? Stuur hem door naar support@bringonline.nl. We kijken er kosteloos naar en zeggen je binnen een werkdag of je hem kunt weggooien. Beter een keer te veel gevraagd dan een keer te veel betaald.
Een uitgebreidere uitleg met alle herkenningspunten staat in onze kennisbank: Nepfactuur voor domeinregistratie herkennen.
