Stap 1. Afspraaktypes

1. Welke afspraaktypes wil je online laten boeken?

Meerdere antwoorden mogelijk. Kies hier alleen het soort afspraak. De vorm van de afspraak, zoals op kantoor, telefonisch of online, komt later aan bod.

Kennismakingsgesprek

Intakegesprek

Adviesgesprek

Vervolgafspraak

Controleafspraak

Evaluatiegesprek

Kort overleg

Spoedafspraak

Anders

Dit veld is vereist.

1.1 Welk ander afspraakstype wil je toevoegen?

Dit veld is vereist.

2. Moeten sommige afspraaktypes alleen via een directe link beschikbaar zijn?

Nee, alle afspraaktypes mogen openbaar zichtbaar zijn

Ja, sommige afspraaktypes mogen alleen via een directe link beschikbaar zijn

Weet ik nog niet

2.1 Welke afspraaktypes mogen alleen via een directe link beschikbaar zijn?

Bijvoorbeeld voor interne afspraken, bestaande cliënten, spoedoverleg of afspraken die je alleen na persoonlijk contact wilt delen.

3. Hoelang duurt een standaardafspraak?

15 minuten

30 minuten

45 minuten

60 minuten

Dit verschilt per afspraaktype

Dit veld is vereist.

3.1 Geef per afspraaktype de gewenste duur aan.

Voorbeeld: • Kennismakingsgesprek: 30 minuten • Intakegesprek: 60 minuten • Kort overleg: 15 minuten

4. Wil je buffertijd vóór of na afspraken instellen?

Nee

Ja, vóór de afspraak

Ja, na de afspraak

Ja, vóór en na de afspraak

4.1 Hoeveel buffertijd wil je instellen?

5 minuten

10 minuten

15 minuten

30 minuten

Anders

4.2 Welke andere buffertijd wil je instellen?

Dit veld is vereist.

Stap 2. Beschikbaarheid

5. Hoe wil je de beschikbaarheid voor afspraken instellen?

Gebruik één algemene beschikbaarheid voor alle afspraken

De beschikbaarheid verschilt per medewerker

Nog niet bekend

Dit veld is vereist.

5.1 Wat is de algemene beschikbaarheid voor afspraken?

Geef per dag aan wanneer afspraken geboekt mogen worden. Voorbeeld: Maandag: 09:00 tot 17:00, Dinsdag: 09:00 tot 12:30, Woensdag: gesloten, Donderdag: 13:00 tot 17:00, Vrijdag: 09:00 tot 16:00

6. Zijn er algemene momenten waarop geen afspraken geboekt mogen worden?

Nee

Ja, vaste pauzes of bloktijden

6.1 Welke algemene momenten moeten worden geblokkeerd?

Bijvoorbeeld: Elke werkdag tussen 12:30 en 13:30 uur

7. Hoe ver vooruit mogen afspraken worden ingepland?

Maximaal 2 weken vooruit

Maximaal 1 maand vooruit

Maximaal 2 maanden vooruit

Maximaal 3 maanden vooruit

Anders

7.1 Welke termijn wil je gebruiken?

Dit veld is vereist.

8. Hoe kort van tevoren mag iemand nog een afspraak boeken?

Tot 1 uur vooraf

Tot 4 uur vooraf

Tot 24 uur vooraf

Tot 48 uur vooraf

Anders

8.1 Welke minimale voorbereidingstijd wil je gebruiken?

Advies Bring Online: Gebruik standaard 24 of 48 uur vooraf. Dat voorkomt afspraken die te laat binnenkomen om intern goed op te volgen

Dit veld is vereist.

Stap 3. Medewerkers

9. Moeten afspraken aan medewerkers worden gekoppeld?

Als de beschikbaarheid per medewerker verschilt, vul dan de medewerkers in zodat we de juiste beschikbaarheid per persoon kunnen instellen.

Nee, gebruik één algemene agenda

Ja, gebruik meerdere medewerkers

Nog niet bekend

9.1 Medewerker toevoegen #1

Klik op de + of - om een medewerker toe te voegen of te verwijderen

9.1.1 Naam medewerker

Dit veld is vereist.

9.1.2 E-mailadres medewerker

Dit veld is vereist.

9.1.3 Functie of rol

Dit veld is vereist.

9.1.4 Beschikbaarheid van deze medewerker

Geef per dag aan wanneer deze medewerker beschikbaar is voor afspraken. Bijvoorbeeld: maandag 09:00 tot 17:00, dinsdag 09:00 tot 12:30, woensdag gesloten.

9.1.5 Vaste pauzes of blokkades voor deze medewerker

Bijvoorbeeld lunchpauzes, vaste overlegmomenten, zittingsdagen, studiedagen of andere momenten waarop geen afspraken mogen worden geboekt.

9.1.6 Welke afspraaktypes mag deze medewerker behandelen?

Bijvoorbeeld: kennismakingsgesprek, intakegesprek, adviesgesprek, vervolgafspraak of kort overleg.

10. Mag de bezoeker zelf een medewerker kiezen?

Ja

Nee, toon alleen beschikbare momenten

Alleen bij bepaalde afspraaktypes

Nog niet bekend

10.1 Bij welke afspraaktypes mag de bezoeker zelf een medewerker kiezen?

Stap 4. Afspraakvorm en locatie

11. Welke afspraakvormen wil je aanbieden?

Op kantoor of locatie

Telefonisch

Online via Teams, Google Meet of Zoom

De bezoeker mag kiezen

Anders

11.1 Welke andere afspraakvorm wil je aanbieden?

Dit veld is vereist.

12. Wil je praktische instructies meesturen in de afspraakbevestiging?

Ja

Nee

12.1 Welke instructies moeten worden meegestuurd?

Denk aan parkeren, ingang, melden bij receptie, telefonisch bereikbaar zijn of documenten meenemen.

Stap 5. Boekingsformulier voor bezoekers

13. Welke gegevens moet de bezoeker verplicht invullen?

Naam

E-mailadres

Telefoonnummer

Bedrijfsnaam

Onderwerp van de afspraak

Korte toelichting

Voorkeurslocatie

Anders

13.1 Welke extra gegevens wil je verplicht laten invullen?

Advies voor standaardinstelling: • Naam • E-mailadres • Telefoonnummer • Onderwerp van de afspraak • Korte toelichting

14. Wil je extra vragen toevoegen aan het boekingsformulier?

Nee

Ja

Nog niet bekend

14.1 Welke extra vragen wil je toevoegen?

Denk aan branche-specifieke vragen, zoals rechtsgebied, type behandeling, soort dienst, projecttype of reden van de afspraak

15. Mogen bezoekers documenten uploaden bij het boeken van een afspraak?

Nee

Ja

Alleen bij bepaalde afspraaktypes

Nog niet bekend

15.1 Bij welke afspraaktypes mag een document worden geüpload?

Stap 6. Agenda en online afspraken

16. Welke agenda wil je koppelen?

Google Calendar

Outlook / Microsoft 365

Geen agenda koppelen

Weet ik nog niet

Anders

16.1 Welke agenda gebruik je?

Dit veld is vereist.

17. Moet de afspraak ook automatisch in de agenda van de medewerker komen?

Ja

Nee

Nog niet bekend

18. Welke oplossing wil je gebruiken voor online afspraken?

Microsoft Teams

Google Meet

Zoom

Geen online afspraken

Nog niet bekend

Anders

18.1 Welke oplossing wil je gebruiken?

Dit veld is vereist.

Stap 7. Meldingen en herinneringen

19. Wie moet een melding ontvangen bij een nieuwe afspraak?

Vul één of meerdere e-mailadressen in

20. Moet de bezoeker automatisch een herinnering ontvangen?

Ja, 24 uur vooraf

Ja, 48 uur vooraf

Nee

Anders

20.1 Wanneer moet de herinnering worden verstuurd?

Dit veld is vereist.

21. Mag de bezoeker zelf een afspraak annuleren of verplaatsen?

Ja, annuleren en verplaatsen

Alleen annuleren

Alleen verplaatsen

Nee

Nog niet bekend

21.1 Tot wanneer mag de bezoeker dit zelf doen?

Tot 24 uur vooraf

Tot 48 uur vooraf

Tot 7 dagen vooraf

Anders

21.2 Welke andere wijzigings- of annuleringstermijn wil je gebruiken?

Dit veld is vereist.

Stap 8. Privacy en akkoord

22. Welke privacyverklaring moeten we koppelen?

Plaats hier de link naar de privacyverklaring op jullie website

Dit veld is vereist.

23. Waarmee moet de bezoeker akkoord gaan voordat de afspraak wordt geboekt?

Privacyverklaring

Algemene voorwaarden

Disclaimer

Niet nodig

Nog niet bekend

24. Moet er een korte disclaimer op het boekingsformulier staan?

Nee

Ja, wij leveren de tekst aan

Ja, graag een standaardtekst laten opstellen

Nog niet bekend

24.1 Plaats hier de gewenste disclaimertekst:

Stap 9. Controle en akkoord

25. Zijn er nog wensen of aandachtspunten voor de afspraakomgeving?

Vermeld hier alles wat nog niet eerder in het formulier is gevraagd

26. Wie mag akkoord geven op de inrichting voordat de omgeving live gaat?

Naam akkoordgever

Dit veld is vereist.

E-mailadres akkoordgever

Dit veld is vereist.

Functie akkoordgever

Dit veld is vereist.

Handtekening akkoordgever

Dit veld is vereist.

Intakeformulier online afspraakomgeving

Stap 1. Afspraaktypes

Stap 2. Beschikbaarheid

Stap 3. Medewerkers

Stap 4. Afspraakvorm en locatie

Stap 5. Boekingsformulier voor bezoekers

Stap 6. Agenda en online afspraken

Stap 7. Meldingen en herinneringen

Stap 8. Privacy en akkoord

Stap 9. Controle en akkoord